ファイリング資料のデジタル整理術（紙媒体と「知子の情報」）
よく、ペーパーレスなどと云う謳い文句で、スキャナで紙媒体で溜まったデータをデジタル変換し、さらにＯＣＲでテキストファイル化して保存・管理する、などといった記事がＰＣ雑誌にはありますが、まぁ、ほとんど役に立たない(笑)。
なぜ役に立たないか？ というと、根気が続かない、ということと、面倒くさいからです。
もともと、スクラップを続けること（つまり、こういった作業の根本であるアナログな作業）自体が、面倒なものである上に、それを、いちいちデジタル化する余裕など、忙しい人にあるわけがない。
現在のスキャナは USB 2.0 対応機種が出て、かなりスピードアップされましたが、それでも、ごく普通のフラットベッド機で、600dpi の解像度（OCR に必要な解像度）で、溜まった厖大なる紙媒体を全部、スキャニングするには、気が遠くなりそうな時間がかかるでしょう。これから始めよう、という試みも、やはり、ある程度、溜まってから作業をする以上、同じことが云えます。 注）→※
要するに、そうしたＰＣ雑誌記事で提唱されている方法は、あまり現実的ではないのです。
筆者は、すでに十数冊にのぼるファイル（安価な紙製のＢ５版のファイリングノート）に、「使えそうな記事」をファイルしていますが、上記のような手段では、管理していません。自分の怠惰な性格からして、とうてい無理であることは判りきっているからです。
では、どうしているか？ というと、まず、全てのファイルをＢ５の大きさに統一し、原本ではなく、コピーをファイルしています（これは、最近の官公庁などでは、無理やりＡ４サイズに統一しているようですが、通常の書架に入らないし、嵩張るし、だいたい扱いにくいので、Ｂ５サイズがいいと思います）。サイズを統一することで、どの記事も、別のファイルに分散することもない。また、原本ではなく、コピーすることで、拡大／縮小が自在ですから、統一化もラクに出来ますし、新聞紙などの粗製パルプ紙での経年劣化も避けられます。
そして、全部の記事に、日付印を押します。雑誌や新聞ならば、発行日を、本やその他の媒体だったら、ともあれ、入手した日付で、ゴム印を押し、日付順に（つまり、入手した順番に）ファイルします。
あと、文房具屋で売っている見出用のシールを貼り、内容の簡単な見だしを付けます。日付だけでもＯＫなんですが、まぁ、早く見つけることが出来ますし、漫然とブラウジングする場合もあるので、これはやっておいた方がいいでしょう。
さて、これだけでは、データ量が増えると、やがて収拾がつかなくなります。
そこで、ＰＣの出番なのですが、前述のように、全部をスキャナで取り込んで……という方法を取ると、まず、長続きしないでしょう。ましてやＯＣＲで一部だけでもテキストファイル化して、などとやっていると（これをやるには、画像データとは別の解像度で二度、スキャンしなければならないため）、時間ばかり食って作業が捗らず、結果、挫折する、ということになるのは目に見えています。
TEGLET 社の「知子の情報」というソフトは、データベースの一種なのですが、ACCESS とか桐、ファイルメーカプロなどと異なり、固定長データを扱わず、不定形なデータに特化したＤＢソフトです。ＭＳ−ＤＯＳ時代からあり、今では、なんとフリーソフトの簡易版もあるくらいですが、正規版も販売され続けています。
どのＤＢソフトも、ある程度、データ数量が増加してからでないと、真価が発揮できないものですが、「知子の情報」も同じです。だいたい、１００のオーダーを超えた時点で、威力が判ります（それ以下のデータ量では、手と目で十分、追えますが、１００以上になると、どのデータがどこにあるのか、それすら不明なので、どうしても検索機能が付いたシステムが必要になるわけです）。「知子の情報」は、デフォルトで、入力したデータの冒頭部分を検索キーにする自動キーワード化機能がありますので、いちいち、キーワードを手入力する必要がなく、さらにまた、いつでも全文検索が可能なので、キーワードを考えて、入力することも必要がない。
手順としては、１週間分とかファイルが溜まった時点で、「知子の情報」を起動し、記事の見だし、（署名記事ならば）著者、記事が載った媒体（Ｗｅｂから引いたものならば、URLを）、そして日付だけをメイン画面に入力します。
ついで、検索キー（索引）の画面に移りますが、これは（先に自動化にチェックを入れているので、終了ボタンを押下する時に、メイン画面の冒頭はキーワードとして自動的に入力されます）ファイルノートの番号と日付だけを入力します。
ＭＳ−ＤＯＳ時代の「知子の情報」は、他に、TEGLET 社製品として――、一部のフェミニズム団体に物議をかもした――「直子の代筆」という定型分作成ソフトや「章子の書斎」というエディタなどを作っていたので、ユーザの間では「テグレット三姉妹」と称されていたものですが、これらの姉妹製品は、一種のランチャーである「雅美の献立」というメニューソフトに登録し、そこに、KIT と呼ばれるマクロも登録可能でした。当時、ＭＳ−ＤＯＳ時代に、複数のアプリを同時に立ち上げ、画面の裏表で使い分け出来たのは、テグレット製品とジャストシステムのジャストウィンドウくらいだったでしょう。
これらのマクロは、ヘヴィユーザによって作成され、オンライン（パソコン通信＝ニフティサーブ）の中で流通していたので、それを使って、たいていのことが出来ました。ファイル管理ユーティリティの「FD」を「知子の情報」から起動させたり、そこからエディタのVzエディタを起動させたり、また、ほとんどの定型作業をキーマクロに委ねることが可能でした。Ｗｉｎｄｏｗｓ時代になって、一時「知子の情報」からマクロ機能が削除されたのですが、Ver.9 から復活しましたので、今では、それが使えます。
しかしながら、マクロを使わずとも、キーボード操作と簡単なマウスによる操作だけで、ほとんどの日常的な作業は出来るでしょう。ヘヴィユーザは、キーボードから手を離して、マウス操作を行うことを嫌う傾向があるため、こうした操作体系になりがちなのですが、便利ですから、覚えておいて損はありません。
まず――、
新規画面を開くのは、ＳＨＩＦＴ＋ＨＯＭＥ（ＨＥＬＰ）キーの同時押下です。
ＡＬＴ＋Ｅで「編集」メニューになります。ここで、Ｓ（＝String：文字列入力）キー押下すれば、あらかじめ設定していた辞書ファイル（＝tomstr2.tsf ：後述）に記述した文字列一覧に移行します。
また、Ｄ（＝Date：日付入力）キー押下で、その日の日付を挿入できます。新聞記事などには、便利な機能でしょう。
ＡＬＴ＋Ｔで、「知子メニュー」になります。そこで、Ｋ（索引・表題入力）キー押下すれば、キーワードを入力する画面になります。ここでも――、
ＡＬＴ＋Ｍで、文字列入力(＝Mojiretsu)が出来ます。また、
ＡＬＴ＋Ｄで、日付入力(＝Date)、
ＡＬＴ＋Ｓで、保存(＝Save)、
ＡＬＴ＋Ｃで、閉じる(＝Close）になります。
一度、憶えると、操作の略号（頭文字）になっているので、簡単でしょう。
文字列入力ですが、これは、デフォルトで用意されている「tomstr.tsf」ファイル内に、あらかじめ、「＜tomstr2.tsf＞」という記述をしておき、さらに、別途、「tomstr2.tsf」というファイルを自分で作成します。中身は簡単なルールによる、テキストファイルですから、誰でも作れます。記述ルールは、マニュアルに記述されていますが、よければ、参考までに筆者のファイルを見て下さい（このtomstr2.tsf ファイルは、ＭＳ−ＤＯＳ時代に、tomstr2.sys ファイルだったものですから、ＭＳ−ＤＯＳ時代に作成したものがあれば、拡張子を換えるだけでＯＫです。Ｗｉｎｄｏｗｓになって、デフォルトでは、登録された拡張子が見えないような仕様になっているために、こういう方式になったようです）。
後は、こうした方法で、次々に、ファイリングした記事を入力するだけです。
索引の項目で、「本文→表題入力」と「自動日付索引」にチェックを入れておけば、保存時に、自動的に入力画面に入力した文章の冒頭部分が索引に取り込まれ、また、作成した日付が入力されます（変更は、カーソルを行頭に当てて、手入力すれば、変更できます）。
キーワードは、全文検索が出来る以上、とりたてて必要ありません。ただ、「tomstr2.tsf」に、その時のファイリング・ノートの番号をあらかじめ記入しておき、たとえば「資料１５」などと書いておけば、それをキー操作で入力します。
このファイリング・ノートの番号と、日付だけで、大体の記事の位置が判りますので、必要になったら、「知子の情報」を立ち上げ、検索します。前方一致や論理演算が可能ですから、特に不都合はないでしょう。求める情報は、すぐに出てくるはずです。ノートの番号と日付が判れば、それを収納した書架にいって、その番号のノートの、該当する日付を見ていけば、一発でヒットします。
ヒットした件名が複数のノートやそのページに該当した場合は、最適な記事を選ぶなり、網羅的に全部に目を通すなりすればよいので、そのあたりは、臨機応変に。
いずれにせよ、この方式だと、（ファイリングとそのＤＢ化を分けることで）、従来通りの紙媒体でのスクラップの手軽さと、パソコンによるＤＢ管理の高機能な検索を組み合わせることが出来るので、いざという時に役立つ可能性が高く、また、メンテナンス（ファイリングの継続やキーワード付与等）が楽になると思われます。
注１）
最近の（CANON 製の）USB2.0 対応スキャナーには、ボタン一つで、同時に、画像とＯＣＲを起動させ、バンドルしたファイリング・ソフトに自動的に画像ファイルと（ＯＣＲで変換した）テキストファイル、双方を格納・管理する方式の製品が出ているが、マシン側でそこまでやってくれても、やはり、スキャナすることの、手間および時間は面倒ではないか、と思う。しかし、これは、ただ単に、そういう環境を作っていない筆者の管見にすぎないかも知れないので、USB2.0 の環境で、スムーズに、そうした作業が出来るのであれば――そして、それの方がよい、と思われる方がいれば――その方法を否定するものではない。
ただ、その場合、作業環境の条件として――、
１）PCが常時、起動していること。
２）USB2.0 対応スキャナも（USBバス電源で）常時、起動していること。
３）手近かでコピーを取る軽快さで、スキャン作業が出来ること。
などが整備されていなければ、画餅と化すであろう。
なお、テグレット製品では、従来から、「新聞スキャナ取り」というものがあり、これは、ほぼ、上記キヤノン製品と同等の機能があったのだが、当時のスキャナ性能から云っても、満足がいくものではなかった。同様の機能をもつ他メーカ製のソフトも、それ以外に、USB2.0 対応以前に、いくつか散見されたが、いずれも同程度の機能であり、実現可能性の高いものとは思えなかった。付言しておく。